Dieser Text richtet sich an Kleinunternehmer in Deutschland, die eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) erstellen und dabei die Regelungen für die Befreiung von der Umsatzsteuer beachten müssen. Er klärt die zentralen Fragen rund um die EÜR, die Umsatzsteuerpflicht und die relevanten Grenzwerte.
Das sind die beliebtesten Excel Produkte
Grundlagen der Einnahmen-Überschuss-Rechnung für Kleinunternehmer
Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ist die einfachste Form der Gewinnermittlung für Freiberufler und kleine Gewerbetreibende in Deutschland. Sie ist gesetzlich in § 4 Abs. 3 Einkommensteuergesetz (EStG) geregelt und erfordert keine doppelte Buchführung. Für Kleinunternehmer, die von der Umsatzsteuer befreit sind, vereinfacht sich die EÜR zusätzlich, da keine Umsatzsteuer-Voranmeldungen und -Erklärungen eingereicht werden müssen.
Als Kleinunternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes (UStG) profitierst du von einer Vereinfachungsregelung. Voraussetzung dafür ist, dass dein Umsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 22.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich 50.000 Euro nicht überschreiten wird. Liegen diese Voraussetzungen vor, bist du von der Erhebung der Umsatzsteuer befreit. Das bedeutet konkret: Du stellst Rechnungen ohne Umsatzsteuer aus und darfst auch keine Vorsteuer aus Eingangsrechnungen geltend machen.
Die EÜR dient dazu, deinen steuerpflichtigen Gewinn zu ermitteln. Dies geschieht, indem du alle Betriebseinnahmen den Betriebsausgaben gegenüberstellst. Der sich daraus ergebende Überschuss ist der Gewinn, der dann der Einkommensteuer unterliegt. Bei der Erstellung der EÜR für Kleinunternehmer ohne Umsatzsteuer sind einige Besonderheiten zu beachten:
- Keine Umsatzsteuer ausweisen: Auf deinen Rechnungen darf keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden. Du musst einen Hinweis auf deine Kleinunternehmerstellung nach § 19 UStG anbringen.
- Keine Vorsteuerabzüge: Aus Eingangsrechnungen kannst du keine Vorsteuer ziehen. Die in Rechnungen ausgewiesene Umsatzsteuer sind Teil deiner Betriebsausgaben.
- Betriebseinnahmen: Hierzu zählen alle Einnahmen, die du durch deine selbstständige Tätigkeit erzielst. Dazu gehören insbesondere die Entgelte für deine Leistungen oder Warenlieferungen.
- Betriebsausgaben: Alle Kosten, die betrieblich veranlasst sind, kannst du als Betriebsausgaben absetzen. Dies können z.B. Büromaterial, Fahrtkosten, Miete für Geschäftsräume, Beiträge zu Berufsverbänden oder Fachliteratur sein.
Die EÜR wird üblicherweise mit der Einkommensteuererklärung beim Finanzamt eingereicht. Seit einigen Jahren ist die elektronische Übermittlung der EÜR über das Elster-Portal verpflichtend.
Die Kleinunternehmerregelung: Vorteile und Voraussetzungen
Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG bietet insbesondere für Existenzgründer und kleine Selbstständige erhebliche Vorteile. Sie reduziert den administrativen Aufwand und kann die Wettbewerbsfähigkeit steigern.
Vorteile der Kleinunternehmerregelung:
- Weniger bürokratischer Aufwand: Du musst keine Umsatzsteuer-Voranmeldungen und -Erklärungen abgeben. Dies spart Zeit und vermeidet Fehleranfälligkeit.
- Einfachere Rechnungsstellung: Die Rechnungen sind einfacher zu erstellen, da keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden muss.
- Attraktivere Preise für Privatkunden: Da du keine Umsatzsteuer berechnest, kannst du deine Preise potenziell wettbewerbsfähiger gestalten, insbesondere im Geschäft mit Privatpersonen.
- Kein Vorsteuerabzug: Dies ist zwar kein direkter Vorteil, aber im Gegenzug entfällt die Notwendigkeit, die Vorsteuer auf deinen eigenen Ausgaben korrekt abzubilden und zu verfolgen.
Voraussetzungen für die Kleinunternehmerregelung:
Um die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen zu können, musst du zwei Schwellenwerte beachten:
- Umsatz im Vorjahr: Dein Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr darf nicht mehr als 22.000 Euro betragen haben.
- Prognose für das laufende Jahr: Dein voraussichtlicher Gesamtumsatz im laufenden Kalenderjahr darf 50.000 Euro nicht übersteigen.
Es ist wichtig zu verstehen, dass es sich hierbei um den Gesamtumsatz handelt, also alle Einnahmen, die du im Rahmen deiner unternehmerischen Tätigkeit erzielst, unabhängig davon, ob sie steuerpflichtig sind oder nicht. Wenn du im laufenden Jahr die 50.000-Euro-Grenze überschreitest, wirst du ab dem Folgejahr umsatzsteuerpflichtig.
Die Kleinunternehmerregelung ist nicht verpflichtend. Du kannst auch als Kleinunternehmer freiwillig zur Regelbesteuerung optieren, was beispielsweise sinnvoll sein kann, wenn du hohe Anfangsinvestitionen tätigst und den Vorsteuerabzug nutzen möchtest.
Die EÜR für Kleinunternehmer: Was gehört hinein?
Die Erstellung der EÜR für Kleinunternehmer ohne Umsatzsteuer ist im Wesentlichen eine Gegenüberstellung von Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben. Hier sind die wichtigsten Posten, die du berücksichtigen musst:
Betriebseinnahmen:
Alle Gelder, die dir aufgrund deiner unternehmerischen Tätigkeit zufließen, sind als Betriebseinnahmen zu erfassen. Dazu gehören:
- Honorare und Rechnungsbeträge für erbrachte Leistungen
- Verkaufserlöse für Waren
- Nebeneinnahmen aus deiner Tätigkeit (z.B. Erstattung von Reisekosten durch Kunden)
- Zinsen aus Geschäftskonten
- Erhaltene Anzahlungen (relevant ist der Zufluss, nicht die Leistungserbringung)
Wichtig ist, dass du als Kleinunternehmer diese Einnahmen ohne Umsatzsteuer buchst.
Betriebsausgaben:
Dies sind alle Kosten, die im Zusammenhang mit deiner selbstständigen Tätigkeit entstehen. Sie mindern deinen steuerpflichtigen Gewinn. Zu den typischen Betriebsausgaben gehören:
- Miete und Nebenkosten für Büroräume oder Homeoffice
- Büromaterial und Geschäftsausstattung (Stifte, Papier, Computer, Möbel etc.)
- Fahrzeugkosten (Benzin, Versicherung, Reparaturen, Abschreibung)
- Telekommunikationskosten (Telefon, Internet)
- Fachliteratur, Zeitschriften und Fortbildungskosten
- Versicherungen (z.B. Berufshaftpflichtversicherung, Betriebshaftpflichtversicherung)
- Beratungskosten (Steuerberater, Rechtsanwalt)
- Werbungskosten (z.B. Website-Erstellung, Visitenkarten)
- Reisekosten (Fahrtkosten, Übernachtungen, Verpflegungsmehraufwand)
- Porto und Versandkosten
- Abschreibungen auf abnutzbare Wirtschaftsgüter (z.B. Computer, Maschinen)
- Ggf. die Umsatzsteuer aus Rechnungen von Lieferanten, da du diese nicht als Vorsteuer abziehen kannst.
Es ist entscheidend, dass du alle Belege sorgfältig aufbewahrst und deine Einnahmen und Ausgaben lückenlos dokumentierst. Eine ordnungsgemäße Buchführung ist die Grundlage für eine korrekte EÜR.
Tipps zur Erstellung deiner EÜR als Kleinunternehmer
Auch wenn die EÜR für Kleinunternehmer ohne Umsatzsteuer einfacher ist als eine doppelte Buchführung, gibt es einige Punkte, auf die du achten solltest, um Fehler zu vermeiden und das Beste aus deiner steuerlichen Situation herauszuholen.
- Nutze passende Software oder Vorlagen: Es gibt zahlreiche Excel-Vorlagen und Buchhaltungssoftware, die speziell für Kleinunternehmer entwickelt wurden. Diese können dir helfen, deine Einnahmen und Ausgaben strukturiert zu erfassen und die EÜR korrekt zu erstellen.
- Dokumentiere alles: Bewahre jeden Beleg auf. Vom Kassenbon für einen Kaffee bis zur Rechnung für eine teure Maschine – alles hat seine Berechtigung. Ordne die Belege chronologisch oder thematisch, um den Überblick zu behalten.
- Trenne private und geschäftliche Ausgaben: Dies ist besonders wichtig, wenn du dein Homeoffice nutzt. Nur Ausgaben, die nachweislich betrieblich veranlasst sind, dürfen als Betriebsausgaben abgesetzt werden.
- Beachte die Bagatellgrenze bei geringwertigen Wirtschaftsgütern (GWG): Wirtschaftsgüter bis zu einem Nettobetrag von 800 Euro (ohne Umsatzsteuer) kannst du im Jahr der Anschaffung sofort als Betriebsausgabe absetzen.
- Prüfe deine Einnahmen und Ausgaben auf ihre Betrieblichkeit: Nicht jede Ausgabe ist automatisch abzugsfähig. Das Finanzamt prüft dies genau. Bei Unsicherheiten empfiehlt sich die Rücksprache mit einem Steuerberater.
- Sei dir über die Umsatzgrenzen bewusst: Verfolge deine Umsätze genau. Wenn du dich der 22.000-Euro-Grenze näherst, musst du entscheiden, ob du die Kleinunternehmerregelung weiterhin nutzen möchtest oder zur Regelbesteuerung wechseln willst.
- Stelle Rechnungen korrekt aus: Auch als Kleinunternehmer müssen deine Rechnungen bestimmte Pflichtangaben enthalten. Dazu gehören dein Name und deine Anschrift, die Anschrift des Leistungsempfängers, das Ausstellungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, eine Beschreibung der gelieferten Waren oder Leistungen sowie der Rechnungsbetrag (ohne Umsatzsteuer) und der Hinweis auf deine Kleinunternehmerstellung nach § 19 UStG.
- Umgang mit Skonto und Rabatten: Skonti und Rabatte mindern deine Betriebseinnahmen. Erfasse sie entsprechend.
Wichtige Kennzahlen und Fristen im Überblick
Für Kleinunternehmer ohne Umsatzsteuer sind einige Kennzahlen und Fristen von besonderer Bedeutung:
| Kategorie | Beschreibung | Relevanz für Kleinunternehmer (ohne USt.) |
|---|---|---|
| Kleinunternehmergrenze (Vorjahr) | Gesamtumsatz im Vorjahr darf 22.000 Euro nicht überschreiten. | Entscheidend für die Inanspruchnahme der Regelung im laufenden Jahr. |
| Kleinunternehmergrenze (laufendes Jahr) | Prognostizierter Gesamtumsatz im laufenden Jahr darf 50.000 Euro nicht überschreiten. | Bei Überschreitung erfolgt ab dem Folgejahr die Regelbesteuerung. |
| Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) | Gewinnermittlungsform nach § 4 Abs. 3 EStG. | Erforderlich für die Ermittlung des steuerpflichtigen Gewinns. |
| Abgabe der EÜR | Im Rahmen der Einkommensteuererklärung. | Elektronisch über Elster. Frist ist i.d.R. der 31. Juli des Folgejahres (bei Einkommensteuererklärungen, die nicht von einem Steuerberater erstellt werden). |
| Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) | Benötigt für innergemeinschaftliche Lieferungen und Leistungen. | Als Kleinunternehmer benötigst du sie in der Regel nicht, es sei denn, du tätigst grenzüberschreitende Geschäfte. |
| Rechnungsstellung | Keine Umsatzsteuer ausweisen, Hinweis auf § 19 UStG. | Vereinfachung im Vergleich zur Regelbesteuerung. |
FAQ – Häufig gestellte Fragen zu EÜR Kleinunternehmer ohne Umsatzsteuer
Was genau bedeutet es, ein Kleinunternehmer ohne Umsatzsteuer zu sein?
Als Kleinunternehmer im Sinne des § 19 UStG bist du von der Umsatzsteuer befreit. Das bedeutet, du stellst Rechnungen ohne Umsatzsteuer aus und darfst keine Vorsteuer aus deinen Eingangsrechnungen abziehen. Du bist aber dennoch verpflichtet, deine Betriebseinnahmen und -ausgaben zu dokumentieren und deinen Gewinn mittels einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) zu ermitteln, die du zusammen mit deiner Einkommensteuererklärung abgibst.
Welche Umsatzgrenzen gelten für die Kleinunternehmerregelung?
Die Kleinunternehmerregelung gilt, wenn dein Umsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 22.000 Euro nicht überschritten hat und dein voraussichtlicher Umsatz im laufenden Kalenderjahr 50.000 Euro nicht übersteigen wird. Beide Grenzen beziehen sich auf den Gesamtumsatz, also alle Einnahmen aus deiner unternehmerischen Tätigkeit.
Muss ich als Kleinunternehmer trotzdem eine EÜR erstellen?
Ja, auch als Kleinunternehmer, der die Umsatzsteuer nicht abführt, musst du deinen Gewinn ermitteln. Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ist die gängigste Form der Gewinnermittlung für Kleinunternehmer und wird mit deiner jährlichen Einkommensteuererklärung beim Finanzamt eingereicht.
Wie gehe ich mit Rechnungen um, die Umsatzsteuer ausweisen, wenn ich Kleinunternehmer bin?
Wenn du als Kleinunternehmer eine Rechnung von einem Lieferanten oder Dienstleister erhältst, die Umsatzsteuer ausweist, kannst du diese nicht als Vorsteuer abziehen. Der ausgewiesene Umsatzsteuerbetrag ist für dich Teil der Betriebsausgaben. Das heißt, du zahlst diesen Betrag und kannst ihn dann als Betriebsausgabe in deiner EÜR geltend machen, was deinen steuerpflichtigen Gewinn mindert.
Was passiert, wenn mein Umsatz die Kleinunternehmergrenze überschreitet?
Wenn dein voraussichtlicher Umsatz im laufenden Kalenderjahr die Grenze von 50.000 Euro übersteigt, wirst du ab dem Beginn des folgenden Kalenderjahres umsatzsteuerpflichtig. Das bedeutet, du musst dann Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen ausweisen, Umsatzsteuer-Voranmeldungen abgeben und kannst die Vorsteuer aus deinen Eingangsrechnungen geltend machen. Die EÜR erstellst du weiterhin, musst aber zukünftig die Umsatzsteuer gesondert berücksichtigen.
Muss ich auf meinen Rechnungen als Kleinunternehmer einen speziellen Hinweis anbringen?
Ja, das ist notwendig. Du musst auf deinen Rechnungen einen Hinweis auf deine Kleinunternehmerstellung nach § 19 UStG anbringen, z.B.: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Dies informiert deine Kunden über deine umsatzsteuerliche Situation.
Kann ich freiwillig zur Regelbesteuerung wechseln, auch wenn ich die Kleinunternehmergrenzen einhalte?
Ja, das ist möglich. Du kannst freiwillig auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung verzichten und zur Regelbesteuerung optieren. Diese Entscheidung ist für mindestens fünf Kalenderjahre bindend. Ein Wechsel zur Regelbesteuerung kann sinnvoll sein, wenn du hohe Anfangsinvestitionen tätigst und den Vorsteuerabzug nutzen möchtest, um die Kosten zu senken.
EÜR Kleinunternehmer ohne Umsatzsteuer Excel Vorlage Download
Diese Excel Vorlage ist vollständig individuell anpassbar.
Jetzt diese Vorlage hier kostenlos downloaden: EUeR_Kleinunternehmer_ohne_Umsatzsteuer.xlsx
